DMS Lösungen

zur effektiven Optimierung des Dokumentenmanagements im Unternehmen

Das Management von Dokumenten aller Art nimmt im Alltag eines jeden Unternehmens viel Zeit in Anspruch. Es bündelt bei Ihnen und Ihren Mitarbeitern Kapazitäten und lässt sich bedeutend effektiver gestalten. DMS Lösungen tragen dazu bei, den Verbleib von Dokumenten wesentlich besser nachvollziehen zu können und auf Dokumente in Sekunden zurückzugreifen. Wie wichtig eine Optimierung des Workflows von Dokumenten für Ihr Unternehmen ist und wie Ihnen DMS Lösungen dabei behilflich sind, zeigt der folgende Überblick.

Diese Herausforderungen stellen Dokumente an DMS Lösungen

Tagtäglich gelangt allein durch den Postlauf eine Vielzahl von Dokumenten in Ihr Unternehmen. Gleiches gilt für Dokumente, die per E-Mail versendet werden. Dabei geht es nicht nur um die eingehenden Dokumente, sondern auch um jene, die Ihr Unternehmen analog oder digital verlassen. Allein aus rechtlichen Gründen ist die Aufbewahrung und Archivierung all dieser Dokumente obligatorisch. In vielen Fällen kommt hinzu, dass mehrere Personen mit ein- und denselben Dokumenten arbeiten. Neben der Archivierung ist daher auch die Zuordnung und klare Definition der Zuständigkeiten elementar. Sie möchten wissen, an welchem Ort in Ihrem Unternehmen sich das gesuchte Dokument befindet? Mit den Lösungen eines digitalen Dokumentenmanagements (DMS) können Sie den Weg, den das Dokument genommen hat, jederzeit transparent nachvollziehen.

Vorteile von DMS Lösungen im Überblick

Lösungen eines digitalen Dokumentenmanagements arbeiten mit Masken und einer smarten Volltextsuche. So liegt Ihnen das avisierte Dokument in Windeseile vor. Abläufe, die sich stets wiederholen, können Sie mit den digitalen Lösungen als Mustervorlage speichern und effizient nutzen. Darüber hinaus lassen sich analoge und digitale Dokumente auch nachträglich noch anderen Dokumenten zuordnen. Mithilfe einer klaren und übersichtlichen Ablagestruktur finden Sie schnell, was Sie brauchen, und verlieren keine Zeit. Nicht zuletzt sparen Sie Ressourcen beim personellen Einsatz Ihrer Mitarbeiter.

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