Reduzieren Sie Ihren Aufwand: Mit unserer leistungsfähigen OCR-Lösung erfassen, extrahieren und verschlagworten Sie Belege im Handumdrehen, automatisiert, regelbasiert und aus allen erdenklichen Quellen, von der Papierrechnung bis zur E-Mail – gewinnen Sie die Kontrolle zurück über Ihre Dokumente.
Unser Archiv kommt mit einem großen Leistungsumfang daher und ist dabei einfach zu administrieren – und arbeitet mit unserer Dokumentenmanagement Software zusammen. So leicht kann Archivierung sein: Konfiguration und Administration gehen einfach von der Hand, die integrierte Datenbank ist wartungsfrei.
Dokumentenmanagement ermöglicht jederzeit ohne langes Suchen Zugriff auf wichtige Dokumente zu einem Geschäftsvorgang. Über die Einrichtung von digitalen Akten erreichen Sie genau das – revisionssichere Ablage inklusive und für ein perfektes Zusammenspiel mit unserer DMS-Software, wenn benötigt.
Mit Workflows konfigurieren und automatisieren Sie dokumentenbasierte Arbeitsabläufe ohne großen Aufwand. Vorgangsmonitoring und Eskalationsmanagement sind bereits integriert. Perfektionieren Sie das digitale Dokumentenmanagement mit unserer DMS-Lösung.
Perfekt im Duett: Archivierung von Mails und Dokumentenmanagement – selbst bei vielen E-Mails die Übersicht behalten, einzelne E-Mails einem Geschäftsvorgang zuzuordnen, mit anderen Dokumenten verknüpfen und nicht zuletzt rechtssicher archivieren?
Unsere DMS Lösung lässt sich einfach in nahezu jede Anwendung integrieren: So soll DMS-Software sein. Eine Vielzahl an Integrationen steht bereits als DMS-Standard für Sie bereit – für einen stabilen und übergreifenden Informationsfluss zwischen Dokumentenmanagementsystem wie auch anderen Plattformen und Anwendungen.
Der Aufwand für die erstmalige Schaffung einer modernen Dokumenteninfrastruktur und das Know-how für das Digitalisieren von Dokumenten sind nicht zu unterschätzen. Planen Sie für die Vorbereitung und Einführung einer solchen Lösung genug Zeit ein. Für kleine und mittlere Unternehmen kann es durchaus eine Überlegung sein, zunächst einzelne Prozesse wie etwa den Rechnungseingang zu optimieren und dann Step by Step weitere Bereiche in Angriff zu nehmen. Skalierbare Lösungen sind hier der optimale Einstieg in das Themenfeld DMS.
Klären Sie vorab genau, für welche Anforderungen Sie eine Lösung suchen. Stellen Sie (messbare) Ziele auf, die Sie erreichen wollen. Bedenken Sie, dass mit einer Umstellung auf die elektronische Archivierung Änderungen von organisatorischen Abläufen einhergehen. Erstellen Sie – eventuell unterstützt durch Berater – eine Ist-Analyse. Hierfür wesentlich ist es, folgende Fragen zu beantworten:
• Welche Dokumente liegen (woher kommend) vor?
• Welche Ablagesystematiken gibt es?
• Wer hat von welchen Standorten aus Zugriff auf die Dokumente?
• Wie viele Dokumente und Dateien werden aktuell aufbewahrt und um welche Mengen wächst dieser Bestand?
Im Anschluss daran folgt ein Soll-Konzept. Dessen wichtigste Frage: Wie soll der künftige Workflow aussehen bzw. welche Verbesserungen müssen unbedingt erreicht werden?
Eine moderne DMS-Lösung ist nicht nur jederzeit und überall einsetzbar, sie ist auch kompatibel mit jeder relevanten Business-Software. Heute schon möglich, in Zukunft aber absolute Pflicht: Sämtliche Dokumente oder E-Mails werden revisionssicher archiviert, optional auch in Form einer TRESOR-konformen Langzeitarchivierung. Jede DMS-Lösung, die diesen Namen verdient, weiß, welche Dokumente der jeweilige Nutzer für seine Aufgaben benötigt. Zuverlässig werden sämtliche Informationen zum Geschäftsprozess zur Verfügung gestellt – jederzeit, entlang der gesamten Prozesskette und direkt auf jedem gewünschten
Endgerät. Es sind keine kryptischen Befehle notwendig und jeder Mitarbeiter versteht auf Anhieb, worum es geht. Das DMS steht folglich als bestens informierter Assistent kontinuierlich zur Verfügung, erspart die versehentlich doppelte Bearbeitung von Aufgaben und verhindert, dass Unbefugte einen Einblick in Dokumente bekommen – seien es externe Dienstleister oder interne Fachkräfte.
Klären Sie genau ab, ob die Anforderungen an das elektronische Aufbewahrungssystem so in die Praxis umzusetzen sind, dass dieses revisionssicher ist. Mit „Revisionssicherheit“ ist eine Archivierung für elektronische Archivsysteme gemeint, die mit allen geltenden Anforderungen und Regelungen konform ist. In Deutschland müssen elektronische Archivsysteme den Anforderungen des Handelsgesetzbuches (§§ 239, 257 HGB), der Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO), den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung
von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) und
weiteren steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Vorgaben entsprechen. Steht ein Prüfer vor der Tür, muss er unverzüglich auf archivierte Geschäftsvorgänge zugreifen können.
Ist die Wahl der neuen DMS-Lösung noch völlig offen, setzen Sie auf zwei Schritte, um das am besten geeignete Produkt zu finden: Stellen Sie zuerst einen Kriterienkatalog auf, und gleichen Sie Ihre gewünschten Leistungsmerkmale mit den Produkteigenschaften der angebotenen Lösungen; im besten Fall sollte dies unsere DMS-Lösung sein; ab.
Setzen Sie die betroffenen Mitarbeiter nicht unvorbereitet vor vollendete Tatsachen. Ein DMS-System funktioniert nur dann, wenn es auch akzeptiert wird. Räumen Sie mögliche Akzeptanzprobleme aus dem Weg, indem Sie die Vorteile einer digitalen Archivierung klar zeigen. Führen Sie vor, wie schnell Dokumente (z. B. durch Volltextsuche) auffindbar sind. Schulen Sie die Mitarbeiter so gründlich, dass sie vom ersten Tag an mit der neuen Lösung arbeiten können.
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