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Ihr Nutzen

von digitalem Dokumentenmanagement

  • Mehr Transparenz: strukturierte Ablage aller Informationen und Dokumente durch DMS-Software
  • Dokumentenmanagement steht für höhere Prozesseffizienz: einfaches Auffinden und schnelle Weiterleitung von Informationen
  • Bessere Zusammenarbeit: zentrale Datenhaltung ermöglicht gemeinsame Nutzung der Dokumente
  • Hohe Nachvollziehbarkeit: durch Versionierung der Dokumente und Protokollierung
  • Service Level Agreements sicher einhalten: dank Fristenmanagement mit mehreren Eskalationsstufen
  • Schnelle Einarbeitung: nach kurzer Einführung arbeiten auch neue Mitarbeiter sicher mit dem DMS
  • Durch unsere DMS-Software zu mehr Flexibilität: Informationen stehen überall zur Verfügung – rund um die Uhr
  • Geringer Pflegeaufwand: dank zentraler Administration des Dokumentenmanagements
  • Hohe Sicherheit der abgelegten Dokumente: durch fein abgestuftes Rechtekonzept und detaillierte Protokollierung innerhalb der DMS-Software

Digitale Belegerfassung

Reduzieren Sie Ihren Aufwand: Mit unserer leistungsfähigen OCR-Lösung erfassen, extrahieren und verschlagworten Sie Belege im Handumdrehen, automatisiert, regelbasiert und aus allen erdenklichen Quellen, von der Papierrechnung bis zur E-Mail – gewinnen Sie die Kontrolle zurück über Ihre Dokumente.

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Archivierung

Unser Archiv kommt mit einem großen Leistungsumfang daher und ist dabei einfach zu administrieren – und arbeitet mit unserer Dokumentenmanagement Software zusammen. So leicht kann Archivierung sein: Konfiguration und Administration gehen einfach von der Hand, die integrierte Datenbank ist wartungsfrei.

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elektronische Akte

Dokumentenmanagement ermöglicht jederzeit ohne langes Suchen Zugriff auf wichtige Dokumente zu einem Geschäftsvorgang. Über die Einrichtung von digitalen Akten erreichen Sie genau das – revisionssichere Ablage inklusive und für ein perfektes Zusammenspiel mit unserer DMS-Software, wenn benötigt.

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Workflows

Mit Workflows konfigurieren und automatisieren Sie dokumentenbasierte Arbeitsabläufe ohne großen Aufwand. Vorgangsmonitoring und Eskalationsmanagement sind bereits integriert. Perfektionieren Sie das digitale Dokumentenmanagement mit unserer DMS-Lösung.

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Mail Archiv

Perfekt im Duett: Archivierung von Mails und Dokumentenmanagement – selbst bei vielen E-Mails die Übersicht behalten, einzelne E-Mails einem Geschäftsvorgang zuzuordnen, mit anderen Dokumenten verknüpfen und nicht zuletzt rechtssicher archivieren? 

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Schnittstellen

Unsere DMS Lösung lässt sich einfach in nahezu jede Anwendung integrieren: So soll DMS-Software sein. Eine Vielzahl an Integrationen steht bereits als DMS-Standard für Sie bereit – für einen stabilen und übergreifenden Informationsfluss zwischen Dokumentenmanagementsystem wie auch anderen Plattformen und Anwendungen.

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In sechs Schritten digital

Mit dem Begriff Dokumentenmanagement sind Methoden, Anweisungen und Prozesse für die Verwaltung, Sortierung, Ablage und Löschung von Dokumenten gemeint. Dabei ist es grundsätzlich unerheblich, ob dies in elektronischer Form – zum Beispiel in einem Dokumentenmanagementsystem oder Content- Management-System – oder klassisch in Papierform geschieht.

Sind im Unternehmen Abläufe bereits digitalisiert, muss ein Dokumentenmanagement offene Kommunikationsstandards und die Unterstützung von Standardprotokollen bieten. Alle wichtigen Datenbank-Server werden unterstützt, alle Services stehen als On-Premise- oder SaaS-Lösung zur Verfügung. Der DMS-Lösung sollte es ebenso egal sein, ob die Mitarbeiter mit einem Betriebssystem von Apple, Google, Microsoft
oder von ganz anderen Anbietern arbeiten. Wenn Sie die folgende, sechs Punkte beachten, werden Sie
keine Blessuren und mit Sicherheit keine Bruchlandung bei der Einführung einer DMS-Lösung erleiden.

1. Genügend Zeit einplanen

Der Aufwand für die erstmalige Schaffung einer modernen Dokumenteninfrastruktur und das Know-how für das Digitalisieren von Dokumenten sind nicht zu unterschätzen. Planen Sie für die Vorbereitung und Einführung einer solchen Lösung genug Zeit ein. Für kleine und mittlere Unternehmen kann es durchaus eine Überlegung sein, zunächst einzelne Prozesse wie etwa den Rechnungseingang zu optimieren und dann Step by Step weitere Bereiche in Angriff zu nehmen. Skalierbare Lösungen sind hier der optimale Einstieg in das Themenfeld DMS.

2. Klare Aufgaben- und Zieldefinition

Klären Sie vorab genau, für welche Anforderungen Sie eine Lösung suchen. Stellen Sie (messbare) Ziele auf, die Sie erreichen wollen. Bedenken Sie, dass mit einer Umstellung auf die elektronische Archivierung Änderungen von organisatorischen Abläufen einhergehen. Erstellen Sie – eventuell unterstützt durch Berater – eine Ist-Analyse. Hierfür wesentlich ist es, folgende Fragen zu beantworten:
• Welche Dokumente liegen (woher kommend) vor?
• Welche Ablagesystematiken gibt es?
• Wer hat von welchen Standorten aus Zugriff auf die Dokumente?
• Wie viele Dokumente und Dateien werden aktuell aufbewahrt und um welche Mengen wächst dieser Bestand?
Im Anschluss daran folgt ein Soll-Konzept. Dessen wichtigste Frage: Wie soll der künftige Workflow aussehen bzw. welche Verbesserungen müssen unbedingt erreicht werden?

3. Intuitive Bedienung und Kompatibilität

Eine moderne DMS-Lösung ist nicht nur jederzeit und überall einsetzbar, sie ist auch kompatibel mit jeder relevanten Business-Software. Heute schon möglich, in Zukunft aber absolute Pflicht: Sämtliche Dokumente oder E-Mails werden revisionssicher archiviert, optional auch in Form einer TRESOR-konformen Langzeitarchivierung. Jede DMS-Lösung, die diesen Namen verdient, weiß, welche Dokumente der jeweilige Nutzer für seine Aufgaben benötigt. Zuverlässig werden sämtliche Informationen zum Geschäftsprozess zur Verfügung gestellt – jederzeit, entlang der gesamten Prozesskette und direkt auf jedem gewünschten
Endgerät. Es sind keine kryptischen Befehle notwendig und jeder Mitarbeiter versteht auf Anhieb, worum es geht. Das DMS steht folglich als bestens informierter Assistent kontinuierlich zur Verfügung, erspart die versehentlich doppelte Bearbeitung von Aufgaben und verhindert, dass Unbefugte einen Einblick in Dokumente bekommen – seien es externe Dienstleister oder interne Fachkräfte.

4. Revisionssicherheit

Klären Sie genau ab, ob die Anforderungen an das elektronische Aufbewahrungssystem so in die Praxis umzusetzen sind, dass dieses revisionssicher ist. Mit „Revisionssicherheit“ ist eine Archivierung für elektronische Archivsysteme gemeint, die mit allen geltenden Anforderungen und Regelungen konform ist. In Deutschland müssen elektronische Archivsysteme den Anforderungen des Handelsgesetzbuches (§§ 239, 257 HGB), der Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO), den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung
von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) und
weiteren steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Vorgaben entsprechen. Steht ein Prüfer vor der Tür, muss er unverzüglich auf archivierte Geschäftsvorgänge zugreifen können.

5. Richtige Auswahl treffen

Ist die Wahl der neuen DMS-Lösung noch völlig offen, setzen Sie auf zwei Schritte, um das am besten geeignete Produkt zu finden: Stellen Sie zuerst einen Kriterienkatalog auf, und gleichen Sie Ihre gewünschten Leistungsmerkmale mit den Produkteigenschaften der angebotenen Lösungen; im besten Fall sollte dies unsere DMS-Lösung sein; ab.

6. Mitarbeiter aufklären und ausbilden

Setzen Sie die betroffenen Mitarbeiter nicht unvorbereitet vor vollendete Tatsachen. Ein DMS-System funktioniert nur dann, wenn es auch akzeptiert wird. Räumen Sie mögliche Akzeptanzprobleme aus dem Weg, indem Sie die Vorteile einer digitalen Archivierung klar zeigen. Führen Sie vor, wie schnell Dokumente (z. B. durch Volltextsuche) auffindbar sind. Schulen Sie die Mitarbeiter so gründlich, dass sie vom ersten Tag an mit der neuen Lösung arbeiten können.

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